Bagi bisnis yang menggunakan WhatsApp Business API atau WABA, istilah template message pasti sering ditemukan. Template message menjadi salah satu bagian penting ketika bisnis ingin mengirim pesan kepada pelanggan, terutama jika pesan dikirim secara proaktif atau di luar jendela percakapan.
Lalu, apa sebenarnya template message dan kenapa harus melalui proses persetujuan?
Template message adalah format pesan yang sudah dibuat dan didaftarkan terlebih dahulu untuk digunakan dalam komunikasi bisnis melalui WhatsApp.
Contohnya adalah pesan untuk:
Konfirmasi pesanan
Informasi pembayaran
Notifikasi pengiriman
Pengingat jadwal
OTP atau verifikasi
Penawaran dan promosi
Misalnya, sebuah bisnis ingin mengirim pesan konfirmasi pesanan:
Halo {{1}}, pesanan {{2}} kamu sudah berhasil dibuat. Total pembayaran: {{3}}.
Bagian seperti {{1}}, {{2}}, dan {{3}} dapat diisi dengan data pelanggan secara otomatis ketika pesan dikirim.
Dengan begitu, satu template dapat digunakan untuk banyak pelanggan tanpa harus membuat pesan dari awal setiap kali.
Kenapa Template Message Harus Disetujui?
WhatsApp menerapkan proses peninjauan template untuk menjaga kualitas komunikasi bisnis di dalam platform.
Tujuannya salah satunya adalah mencegah penggunaan WhatsApp untuk mengirim pesan yang mengganggu, menyesatkan, atau tidak sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Jadi, bisnis tidak bisa sembarangan membuat template kemudian langsung menggunakannya untuk mengirim pesan secara massal.
Template yang dibuat akan melalui proses review. Jika memenuhi ketentuan, template dapat digunakan. Sebaliknya, jika dianggap tidak sesuai, template dapat ditolak atau memerlukan perbaikan.
Apakah Semua Template Harus Disetujui?
Pada dasarnya, template yang digunakan untuk memulai percakapan atau mengirim pesan di luar jendela layanan pelanggan perlu menggunakan template yang telah disetujui.
Namun, ketika pelanggan sudah menghubungi bisnis dan masih berada dalam customer service window, bisnis dapat membalas menggunakan pesan biasa tanpa harus membuat template untuk setiap balasan.
Inilah salah satu perbedaan penting antara membalas pelanggan secara aktif dengan mengirim pesan bisnis secara proaktif.
Apa yang Bisa Membuat Template Ditolak?
Ada beberapa alasan yang dapat menyebabkan template tidak disetujui.
Salah satunya adalah isi pesan yang tidak sesuai dengan kategori atau tujuan template yang dipilih.
Selain itu, template juga dapat bermasalah jika mengandung konten yang melanggar kebijakan WhatsApp, informasi yang membingungkan, atau penggunaan variabel yang tidak tepat.
Karena itu, sebelum mengirim template untuk ditinjau, sebaiknya pastikan isi pesannya jelas, relevan, dan sesuai dengan tujuan komunikasi.
Contoh Template yang Baik
Misalnya sebuah toko online ingin memberi tahu pelanggan bahwa pesanannya sedang dikirim.
Template yang digunakan bisa seperti:
Halo {{1}}, pesanan kamu dengan nomor {{2}} sudah dikirim. Kamu dapat memantau status pengiriman melalui {{3}}.
Pesan tersebut memiliki tujuan yang jelas dan memberikan informasi yang relevan kepada pelanggan.
Sementara untuk promosi, bisnis dapat membuat template yang secara jelas menyampaikan penawaran kepada pelanggan tanpa membuat isi pesan yang menyesatkan atau terlalu memaksa.
Apakah Template Message Hanya untuk Promosi?
Tidak.
Template message justru banyak digunakan untuk kebutuhan operasional bisnis.
Contohnya seperti notifikasi transaksi, pengingat pembayaran, informasi pesanan, pembaruan status pengiriman, konfirmasi jadwal, hingga berbagai pemberitahuan lainnya.
Jadi, WABA bukan hanya digunakan untuk melakukan broadcast promosi. Template message dapat menjadi bagian dari otomatisasi komunikasi bisnis secara keseluruhan.
Template Message Membantu Bisnis Mengotomatiskan Komunikasi
Salah satu keunggulan WABA adalah kemampuannya untuk terhubung dengan sistem bisnis.
Misalnya, ketika pelanggan melakukan pembelian, sistem dapat secara otomatis mengirimkan konfirmasi pesanan melalui WhatsApp menggunakan template yang sudah disiapkan.
Ketika pesanan dikirim, sistem dapat kembali mengirim notifikasi. Begitu juga ketika terdapat pengingat pembayaran atau informasi penting lainnya.
Dengan sistem seperti ini, bisnis tidak perlu mengirim setiap pesan secara manual.
Template message adalah bagian penting dalam penggunaan WABA, terutama untuk bisnis yang ingin mengirim pesan secara proaktif kepada pelanggan.
Proses persetujuan diperlukan agar komunikasi bisnis di WhatsApp tetap mengikuti aturan dan menjaga kualitas pengalaman pengguna.
Karena itu, membuat template bukan sekadar menulis pesan lalu mengirimkannya. Bisnis perlu memperhatikan tujuan, kategori, isi pesan, variabel, dan kebijakan WhatsApp agar template memiliki peluang lebih besar untuk disetujui.
Dengan template yang tepat dan integrasi yang baik, WABA dapat membantu bisnis mengotomatisasi berbagai kebutuhan komunikasi, mulai dari notifikasi transaksi hingga komunikasi pelanggan.